القدرة 06 · العمليات
وثائق وإجراءات تعمل من أولها إلى آخرها
أتمتة العمليات المؤسسية
كفى إدخالاً للبيانات نفسها في ثلاثة أنظمة.
في فقرة واحدة
تؤتمت سيادة تك الإجراءات كثيفة الوثائق والقواعد في المنشآت السعودية. نجمع الاستخراج والتصنيف والتحقق والتكامل ليعمل الإجراء من أوله إلى آخره داخل الأنظمة القائمة، مع توجيه الاستثناءات إلى الموظفين وتسجيل كل خطوة للتدقيق.
- الاستخراج والتحقق
- توجيه الاستثناءات
- سجل تدقيق لكل خطوة
٠١ما هو
أتمتة للإجراءات التي تلتقي فيها الوثائق بالحكم البشري: الاستقبال، والاستخراج، والتحقق وفق قواعد العمل، وتحديث نظام السجل، ومعالجة الاستثناءات، مبنيّة داخل الأنظمة التي تشغّلها المنشأة أصلاً.
٠٢لمن هو
- المالية والموارد البشرية والخدمات المشتركة ذات الحجم الكبير من الوثائق
- تقديم الخدمات الحكومية القائم على نماذج ووثائق عربية
- فرق العمليات التي يعيد موظفوها إدخال البيانات بين الأنظمة
٠٣المشكلة
يتوقّف العمل في صناديق البريد وجداول البيانات. تصل الوثائق بالعربية والإنجليزية وبصيغ مختلطة، ويعيد الموظفون إدخال البيانات نفسها في ثلاثة أنظمة، وتضيع الاستثناءات بينها.
٠٤كيف يعمل
-
٠١
نقيس خط الأساس للإجراء كما يعمل اليوم
الحجم، وزمن الدورة، ونسب الخطأ والاستثناء.
-
٠٢
نؤتمت الاستقبال والاستخراج للوثائق العربية والإنجليزية.
-
٠٣
نتحقق وفق قواعد العمل والبيانات الرئيسية القائمة.
-
٠٤
نكتب النتائج في أنظمة السجل، ونوجّه الاستثناءات إلى الموظفين مع سياقها.
-
٠٥
نراقب الإنتاجية ونسبة الخطأ بعد التشغيل، مقارنةً بخط الأساس.
٠٥أين يعمل
- داخل بيئة العميل أو في مقرّه، بحسب موقع أنظمته
- تكامل مع أنظمة تخطيط الموارد والموارد البشرية وإدارة الوثائق والتذاكر
- حسابات خدمة بأقل صلاحية لكل نظام
- أدلة تشغيل ومراقبة تُسلَّم إلى مالك داخلي
٠٦الأمن والبيانات
- تبقى الوثائق والبيانات المستخرجة داخل بيئة العميل
- البيانات الشخصية في الوثائق تُعالج وفق نظام حماية البيانات الشخصية وممارسات مكتب إدارة البيانات الوطنية
- سجل تدقيق لكل خطوة لإعادة البناء ومراجعة الالتزام
- الحفاظ على الفصل بين المهام في الاعتمادات المؤتمتة
٠٧الأدلة
ما نقيسه هنا. ننشر النتائج حين يكتمل لكلٍّ منها منهج معلن وحجم عينة وتاريخ تقييم. كيف ننشر الأدلة
- زمن الدورة، قبل وبعد
- نسبة الخطأ، قبل وبعد
- نسبة الاستثناءات بعد التشغيل
٠٨حدوده، بوضوح
- لا يُؤتمت إجراء قبل أن يُحدَّد؛ والإجراء غير الموثّق يُرسم أولاً.
- تنقل الأتمتة الجهد إلى معالجة الاستثناءات، ولا تلغيه.
- الأنظمة بلا واجهات برمجية قد تحتاج حلولاً التفافية تزيد هشاشتها.
?يُسأل كثيراً
أسئلة
ما الذي يمكن أتمتته؟
الإجراءات ذات القواعد المحدّدة والمدخلات الوثائقية المنظّمة أو شبه المنظّمة: الاستقبال، والاستخراج، والتحقق، وتحديث الأنظمة، وتوجيه الاستثناءات.
هل تعمل مع الوثائق العربية؟
نعم. الاستخراج والتصنيف مبنيّان للعربية كما للإنجليزية، بما في ذلك النماذج المختلطة اللغة.
هل ستحلّ محلّ الموظفين؟
تزيل إعادة الإدخال والتوجيه اليدوي. أما الحكم ومعالجة الاستثناءات فتبقى بيد الناس.
كيف تثبتون النتيجة؟
نقيس خط الأساس قبل الأتمتة، ثم نقارن زمن الدورة ونسبة الخطأ ونسبة الاستثناء بعد التشغيل.
كيف نبدأ؟
اختاروا الإجراء الذي يستهلك أكثر الساعات. نقيسه ونحدّد ما ستغيّره الأتمتة.
قيسوا إجراءً واحداً
نقيس الإجراء كما يعمل اليوم، ثم نحدّد ما ستغيّره الأتمتة فعلاً.
آخر مراجعة · فريق الهندسة في سيادة تك